小企业的财务控制

随着公司的发展，现金流会变得更加复杂。如果你的扩张包括创造债务来资助你的增长，这肯定会是这样的情况。大多数企业倒闭是因为现金流无法覆盖收购或其他扩张成本所产生的债务。

现金流控制是预测未来现金需求的一种简单方法。它是一份涵盖未来时期的损益表，现在只显示现金:现金流入和现金流出，以及在指定时期结束时的现金余额。

在现金流控制中，对于未来的每一段时间间隔，对未来的现金来源(In)和未来的支出(OUT)进行保守估计。对于IN项目使用较低的保守数字，对于OUT项目使用较高的估计。在最初阶段，用你现有的现金开始。在此基础上，你加上内项目，减去外项目，结果就是月底的现金。月末的现金成为下个月的起始现金。

你的现金流预测将提供你可以安全承担多少债务的信息。你可能想要建立一个指导比率，在你的现金流和你的债务之间建立一个安全边际。例如，限制你的未偿还债务，以保持现金流是债务的三倍或更多。要为您的特定业务估计一个合理的比例，您的公开竞争对手是寻找行业规范的好地方。

任何时候你的现金用光了，你就会面临潜在的灾难性问题。所以创业的第一保障就是:永远不要缺钱。通过提前获得潜在的负余额信息，比如六个月，你就有六个月的时间对销售、收款、费用或融资进行现金流调整，以纠正未来的负余额。

下面的简化现金流控制电子表格显示，第一个期间的期末现金变成了第二个期间的期初现金。第二期的期末现金变成第三期的期初现金，以此类推。在安排融资时，这个预测也是一个有用的工具，可以向你的银行证明，在你发展公司的过程中，你对保障流动性的重要性很敏感。

会计的角色
内部控制是确保财务报表上所代表的所有信息准确无误的保障措施。与注册会计师一起工作的内部会计将是管理所有内部控制的关键监督者。

内部控制检查清单

• 收入和费用职能分离。例如，让不同的人处理应付账款和应收账款。
• 分离授权、保管和记录保存角色。你的注册会计师可以为你的业务提供合适的建议。
• 将银行对账单邮寄到管理机构或你自己的单独(或家庭)地址。银行交易中经常发生渎职行为。银行对账单和兑现支票可以独立审查。
• 不要委托他人签署支票。
• 确定采购权限的最大限度。
• 要求所有付款都有发票支持。
• 要求对所有超过规定限额的采购进行投标。
• 库存控制:
  库存和现金类似，会因为员工的粗心大意或不诚实而迅速消失。要求授权谁可以签收货物和服务，以及在处理完成后由谁控制货物和服务的放行。建议将入职和出职分开。
• 像UPS或联邦快递这样的快速快递公司和即时组装系统是减少库存的好工具。你省下来的钱可以用在更有成效的地方。
• 核实保险单是否有效，保险费是否及时支付。查看我们的商业风险与保险委员会会议创业课程以获取更多信息。
• 互联网技术安全管理到位或外包。您的IT顾问或经理应该写出IT政策。
• 编辑网站更改和更新的日志。如果你的业务涉及电子商务，你需要建立一个日志程序来控制谁和如何编辑你的网站。对网站的所有更改或编辑都应通过指定的员工进行。你的计算机技术顾问可以告诉你如何使用这个工具。

随着公司的发展，你可能需要更多的融资，而你的贷款人也会要求更仔细地审查你的财务报表。注册会计师执行审计的方式有几个层次。从最严格和最昂贵的一个开始:

1. 经审计的财务报表是由注册会计师编制的，他证明财务报表符合GAAP(公认会计原则)的要求，该原则涵盖了广泛的程序。上市公司需要一份经审计的报表。因此，如果你计划未来进行首次公开发行(IPO)，最好至少在计划的IPO日期前两年开始发布审计报表。一些银行将要求审计报表。
2. 经审核的报表是经过审计的报表的下一种，由于审计师的审查工作少于经审计的报表，因此成本较低。一些银行会批准中小企业的审查报表。
3. 审计报表的第二步是由注册会计师编制的汇编报表。但是注册会计师不能保证这些报表是按照公认会计准则编制的。
4. 内部编制的报表由公司编制，可能遵循GAAP，也可能不由注册会计师编制。任何发展中的企业都应该保持更高水平的会计审查，而不是依赖于内部产生的财务信息。

增长需要更严格的控制
随着企业的发展，会计和内部控制系统必须保持同步，以确保企业产生的较高水平的收入不会被各种形式的不诚实行为浪费或抽走。花点时间想想你认识的因挪用公款或不良内部控制而遭受损失的人。损失严重吗?怎样才能避免呢?

因此，对于你的内部会计管理和审计师来说，在实施防火墙防止各种形式的贪污、收缩和其他犯罪活动方面具有足够的资格和经验变得越来越重要。

内部控制的使命
要实现适当的控制，请考虑:

• 在企业的供应端和营销端开发系统以保持效率和诚信。
• 供方风险包括订货程序、进出库存控制和应付账款会计。
• 营销方面的风险包括收缩(被你的客户和/或员工窃取)应收账款管理不善和销售没有在收银机上被登记。
• 与内部会计经理和注册会计师合作，根据需要升级财务控制。如果你遇到的风险超出了你的会计师可以安装和管理的范围，你可以考虑让损失控制顾问对你进行评估。

利润中心的财务报告
你的扩张应该提供你的整体财务报表是由公司内部的各个利润中心分解的。正如关于授权一节所讨论的那样，这种做法将确定优势和弱点的领域，并为主要管理人员提供利润分成激励的基础。了解更多成功激励计划的关键要素。这是我们的创业当然,扩展和处理问题会话。

财务报表的报告频率
个人利润中心损益表(P & L’s)应经常报告，至少每月报告一次。原因如下:

• 尽早披露问题或损失，以免它们变得严重和无法控制。及早发现损失不仅应加快补救，而且还应及时停止被证明存在无法治愈的缺陷的业务，以防止财务泄漏演变成损失的流动。
• 利润分成激励机制在频繁支付时效果最好。在一些食品经营中，损益是每周提取的，激励支票是每周开具的。

现金流预测的频率
正如本届会议早些时候提到的，不断增长的业务对现金的需求将为未来的流动性增加更多的不确定性，因此必须密切监测。对未来流动性的预测应该经常更新，比如每季度更新一次。

监控你的杠杆
财务杠杆是用借来的钱来补充你投资的现金来发展你的业务。总体目标是借钱购买回报高于债务成本(利息)的资产。虽然目的是最大化你的收益，但成本是冒着最大限度的损失的风险。

高杠杆化的公司在经济不景气时面临着收入不足以偿还债务甚至破产的风险。2007 - 2009年的金融危机主要归咎于过度杠杆。这里有三种方法，你可以监测，从而降低你的风险水平持续的基础上:

1. 与你的注册会计师一起建立一个最大的财务杠杆率，也被称为债务权益比。
2. 与你的注册会计师一起建立一个最低水平的债务与现金流比率。现金流是你从收入中扣除非现金支出后产生的现金。
3. 借一个比你需要的更长的期限。如果你能在3年内偿还，就要求5年。一定要包括允许加速还款的条款。

随着你的收入和现金流的增长，你的杠杆率会越来越低，原因有两个:

• 随着时间的推移，你的留存收益将会增加，你将有更多的现金用于投资，从而减少借贷的需求。
• 你的净资产越大，你应该承担的杠杆风险就越小。这符合沃伦•巴菲特(Warren Buffett)的格言:“你只需要致富一次”。

如果你的账户状态不是很好，现在就是确保它们井然有序的好时机。一款好的会计软件可以让这一切变得容易得多。市场上最好的两个程序是Quickbooks而且圣人50(正式桃树)。

这里有一份采购清单，可以纳入你的内部控制。

• 在不知道价格和条款的情况下绝不下订单。
• 采购订单必须以书面形式。
• 规格齐全。
• 根据你的意外情况购买。
• 有备份源。
• 对好的供应商忠诚。
• 以书面形式确认承诺和额外费用。
• 获得价格保护。
• 尽量中标给出价最低的投标人。
• 不要犹豫，反复联系供应商，以加快所需的商品。“吱吱叫的轮子有油。”
• 迅速且有礼貌地沟通投诉
• 使用内部控制订购和接收。
• 清点和检查收到的所有东西。
• 使用库存控制系统。
• 要求并接受定期折扣。
• 按时付款。
• 请核实后付款。
• 关注你的现金流。
• 考虑供应商作为一个资金来源。

海上的船只没有消防部门可以求助。因此，损害控制计划和训练对生存很重要。作为一名企业主，你还需要为意想不到的逆境做好准备。我们建议实施以下应急计划，并提供持续培训:

• 不利现金流的应急计划。这可能包括备份银行资源，或者多个来源而不是一个。永远记住，这种情况可能会发生，寻找你的其他资源来资助需要的时期。
• 保险保障到位。保险公司为了省钱而不为所有适当的意外事故提供足够的保险，这是愚蠢的。“把公司押在”逆境不会发生上并不是一个好主意。
• 确定是否有任何特殊的行业相关风险适用于您的业务。这里有两个例子:

在一些企业中，由于业务或工作的性质，诉讼的风险更大。例如，儿童或宠物看护、建筑管理或医疗专业。在这些行业中，被起诉的可能性本质上比销售办公用品更高。你应该相应地把增加的风险考虑进去。

你应该对停电采取预防措施吗?熄灯可能意味着销售损失或电脑数据丢失。或者，如果你保持冷冻或冷藏存储，备用发电机的费用是很好的保险吗?

前10名

1. 调整和重新调整你的现金流预测。
2. 确定采购权限的最大限度。
3. 要求所有付款都有发票支持。
4. 使用库存控制系统。
5. 与注册会计师一起改进财务控制。
6. 要求对所有超过规定限额的采购进行投标。
7. 对好的供应商忠诚。
8. 按时付款，但必须经过核实。
9. 考虑更高的审计级别。
10. 实现一个“编辑日志”网站的变化和更新。

十大不应该做的事情

1. 永远没钱了。
2. 低估雇佣会计和注册会计师的重要性。
3. 忽视供应商作为资金来源。
4. 忽视应急计划。
5. 由同一人处理应付账款和应收账款。
6. 下没有书面价格和条款的订单。
7. 委托签署支票。
8. 假设货物齐全，状况良好。
9. 忽视要求和使用期限折扣。
10. 认为购买时握手协议是最好的。