马库拉应用伦理中心的政府伦理主任哈娜·卡拉汉在2015年8月21日该中心的公共部门圆桌会议上说:“政府行为的透明度和记录保存确保了问责制，允许人们验证政府正在履行其道德责任。”因此，所有的公共记录都要接受公众审查。
近几个月来，主要由于前国务卿希拉里·克林顿(Hillary Clinton)的电子邮件记录引发的争议，政府雇员的电子邮件是否算作公共记录，引发了激烈的辩论。虽然政府的透明度是一种道德美德，但就工作量和隐私而言，它也可能成为公职人员的巨大负担。
圆桌讨论由Julie Sherman(高级律师)和来自旧金山律师事务所的Caroline E. Lee领导汉森Bridgett该调查的重点是，在加利福尼亚州，什么构成了公共记录，谁可以要求此类记录，以及某些豁免和法律漏洞是否允许政府隐瞒信息，特别是关于电子邮件的信息。
根据加州公共记录法在美国，公共记录是“由任何州或地方机构准备、拥有、使用或保留的任何包含与公众业务行为有关的信息的文字，无论其物理形式或特征如何。”谢尔曼代表各种公共机构，包括城市、交通运输区和水务区，他向圆桌会议明确表示，关于个人事务的电子邮件，而且只有个人事务的电子邮件不是公共记录。
公共机构经常会遇到要求提供所有记录的要求，包括电子邮件。由地方政府官员组成的圆桌会议成员列举了诉讼当事人出于私人目的提出要求的例子。在这种情况下，许多与会者认为，索取资料的权利纯粹被滥用为一种破坏力量。
当这种情况发生时，公共记录请求可能不仅仅是一个隐私问题。这是一个资源问题，因为许多机构根本没有足够的人力来处理无数的请求。它们实际上阻碍了员工的工作能力。
一位与会者建议修改法律，要求公共记录的请求者明确其目的，以期消除过分的、不合理的请求。不过，这个概念之前在立法机构提出过，但遭到了强烈反对。
电子记录管理系统也可以使电子邮件存档和遵守要求变得更容易，但并非所有机构都配备了适当的技术。
还有一种方法是定期清理电子邮件。政府机构可以简单地删除他们的电子邮件并就此结束吗?谢尔曼指出，有些城市会在60天、90天之后自动删除电子邮件，因此遇到麻烦。她建议她的客户保留过去两年的所有电子邮件记录。超过两年的东西可以安全清除。
谢尔曼经常告诉她的客户，把他们的电子邮件看作不属于他们的。无论出于什么目的，这都是普遍的规则，无论是在私营部门还是在公共部门。但政府官员通过私人、非城市设备和账户(想想希拉里•克林顿(Hillary Clinton))发送的电子邮件呢?这些也受加州公共档案法的约束吗?
圆桌会议专门研究了圣何塞市诉高等法院(2014年)讨论这件事。最初，圣克拉拉县高等法院裁定，私人电子邮件(和短信)属于公开对象。然而，加州第六区推翻了这一决定，“发现PRA不要求公众访问公职人员之间的通信，只使用私人手机或电子邮件账户。”目前，加州正在等待加州最高法院的最终裁决。
如果第六区法院的裁决得到维持，可能会给所有公职人员制造一个巨大的漏洞，因为他们将有权在完全保密的情况下，用私人电话和电子邮件账户处理所有业务。隐私将得到维护，但风险是公众可能会失去应有的透明度。
是否应该要求政府机构监控私人电子邮件，以确定是否在进行公共业务?公职人员在竞选公职时是否丧失了隐私权?缺乏隐私会对竞选公职的好人产生寒蝉效应吗?
另一方面，如果允许公职人员在私人服务器上处理公共事务，暗地里行事的诱惑会不会太大?如果决定什么是公共文件，什么是私人文件完全在官员的自由裁量权范围内，那么人民如何能够验证官员的行为是否正确呢?如果公共信息通过各种不同的私人电子邮件账户交流，是否存在安全风险?
Elliot Zanger是马库拉应用伦理学中心的网络作家。
