多年来，圣克拉拉大学已经获得了雷竞技最新app许多软件产品来满足各种管理需求。没有明确规定的程序来协助各部门进行这项活动。这通常会导致最后一分钟的“意外”、混乱、缺乏协调，最终导致部门和IT的沮丧和错过目标日期。为了有一个成功的软件项目，“涉众”需要以协调的方式一起工作。本政策的目的是描述在圣克拉拉大学进行软件收购的过程，确保:雷竞技最新app
- 软件解决方案是基于业务需求来保证的
- 最好的软件选项被评估和选择
- 收购由适当的管理人员批准
- 所选软件符合技术及业务标准(请参阅“技术标准“文档)
- 这个过程向所有需要了解和参与的人开放
- 审查合同义务
- 了解培训和支持问题
- 软件的总拥有成本是可以理解的。
各部门将在以下方面发挥主导作用:
- 证明业务需求
- 识别并与潜在的供应商和IT人员合作以评估软件
- 安排必要的资金
- 执行任何必要的实现任务，如应用程序配置和数据输入。
信息技术在支持管理软件方面起着关键作用。我们的服务可尽早提供，以协助这一过程:
- 为下面描述的每个步骤进行咨询
- 协助实现需求
- 促进基础设施以支持软件
- 将软件与现有系统集成
- 在适用时提供故障排除服务。
下面概述的步骤旨在实现这些目标。
- 软件的业务理由。
管理软件旨在支持需要大量手工工作或具有需要计算机支持的复杂需求的业务流程。软件收购有两个商业方面需要考虑，“功能性”利益，可能包括改善对客户的服务，减少员工的工作量和/或做一些没有软件无法或容易完成的事情的能力。另一个方面是软件的“ROI”，即投资回报。使用该软件是否能节省成本，从而抵消购买和支持成本?购买这个软件的经济利益是什么?IT部门将与各部门合作进行可行性研究。这项研究将检查当前的业务流程并评估选项，包括非软件解决方案(例如，业务流程更改)和由IT开发的“内部”解决方案。内部解决方案具有与现有系统集成的优势。IT将与请求者一起记录问题并推荐解决方案。评估完成后，所有的行政软件采购建议将由行政系统协调委员会(ASCC)进行审查。该委员会由CIO领导，由大学各副校长区行政人员组成。他们将审查提案，然后批准或否决。他们还将协助IT在有竞争工作的项目中确定优先级。
学生相关的管理软件也必须由学生信息技术团队(SIT)审查。SIT将向ASCC提出建议。
- 利益相关者的参与。
在许多情况下，校园内的其他实体将受到影响或可能受益于给定的软件收购。重要的是，有关各方应参与评价和执行阶段。如果软件可以在整个大学而不是一个部门使用，投资回报率将会高得多。 - 软件选择过程。
假设除了获取软件之外没有其他选择(基于步骤#1)，在评估可用的软件选项时必须进行尽职调查。通常情况下，对于任何给定的功能领域，市场上都有多个供应商，并且始终存在SCU IT开发解决方案的可能性。在评估软件供应商时，我们必须考虑到所有方面;供应商本身的生存能力、软件对我们需求的“适应性”、将软件与现有系统集成的能力、软件适应未来需求的灵活性、供应商支持和增强政策，以及许可和维护成本等等。IT部门将再次与各部门合作，协助搜索和评估阶段。 - 软件评估。
作为软件选择过程的一部分，必须评估某些标准。从业务角度来看，软件必须满足大学的功能需求。通常，这是使用“适合/差距”方法进行评估的，在这种方法中，软件被映射到业务需求，以确定它们在哪里“适合”，在哪里功能得到了充分的支持，以及在哪里存在“差距”，在哪里软件不支持需求。必须解决软件能力中的差距。确保更好地符合/差距的一种方法是做“RFP”，即提案请求，在文件中描述所需和理想的功能和技术需求，并将其发送给供应商以获得他们的响应。只有那些最能满足我们需求的人才会被进一步评估。IT将协助fit/gap和RFP活动。技术标准也必须加以考虑。供应商在构建应用程序时采用的技术类型直接影响我们将其与其他系统集成的能力，提供足够的安全性，提供可接受的性能和可访问性，并能够适应未来的需求。如果我们要为一个新的软件应用程序提供支持，必须咨询IT部门。详情请参阅“技术标准“文档获取更多信息。
- 总拥有成本(TCO)。
虽然授权、维护、咨询、培训和实施成本通常是合同的一部分，并事先进行谈判，但通常还有其他公开和“隐藏”成本。还有硬件成本(通常是一台或多台服务器)、数据库许可成本、定期增加的维护和硬件升级以及其他需要考虑的成本。SCU还有“内部”成本，如网络连接、安全规定(例如“防火墙”规则)、与PeopleSoft等其他系统的集成或“数据馈送”、与供应商的问题解决，以及其他时间和人力成本。在承诺任何解决方案之前，都应该理解TCO。 - 合同评审。
根据大学政策，所有合同必须由大学总理事会和大学集团风险经理审查和批准。为了促进这一过程，当可行的供应商数量减少到一两个时，应将其标准合同的副本提供给风险管理部门进行审查。建议与供应商协商服务水平协议(SLA)，以确保其义务的可接受性能。
为了帮助这一过程，IT设计了步骤指南和在此过程中要询问的问题，以确保对新软件做出最佳决策;详情请参阅“建议的指导方针”文档。由于这个过程可能需要2到6个月的时间才能完成，所以最好在实际需要的时候就开始。
2014年6月6日