负责国际项目的副教务长负责审查并批准项目协调员前往目前没有DOS旅行警告或其他健康和安全风险的地区的旅行请求;s/他可在必要时邀请旅行政策咨询委员会参与此过程。此外，副教务长还担任旅行政策咨询委员会主席，并在海外危机特别工作组任职。
派遣学生、教师和/或工作人员参加大学赞助的国际旅行的每个大学实体必须确定他们的主要紧急联系人(s)，并在发生世界或局部危机时向校园安全部门提供这一信息。
校园安全作为与大学通信的单一主要紧急联络点。学生和家长被指示联系校园安全紧急电话号码408-554-4444,24/7，在涉及SCU赞助活动的紧急情况下。
国外危机特别工作组可根据需要吸纳其他顾问。该工作组召开会议，以协调应对可能影响大学赞助旅行的参与者的国际或局部紧急情况。成员决定何时取消或暂停大学资助的海外教育机会，因为对参与者有重大的健康、安全或法律风险，或对项目的教育目标有重大威胁。
院长和执行董事监督本部门或地区内的教职员工和学生的国际旅行，并在国际旅行许可申请流程之前，由本部门的项目协调员批准部门/学院/学院的国际旅行建议。
风险管理主任就大学赞助的国际旅行的风险、保险和合规问题向大学提供建议。
全球事务办公室(GEO)为校园国际化提供领导、协调、战略规划和资源。GEO与圣克拉拉大学的其他院系和校外合作伙伴合作，开展项目并提供服务，以加强圣克拉拉大学的跨文化教育。雷竞技最新appGEO为申请SCU国际旅行批准的教职员工和学生提供信息和支持，就与大学赞助的国际旅行相关的资源和政策向项目协调员提供建议。
项目协调员是圣克拉拉大学的教职员工，负责在国际旅行许可申请雷竞技最新app程序中提交适当的文件。此外，他/她同意国际旅行许可申请程序和SCU国际旅行政策中概述的角色和责任，特别是24/7监控他们的程序和适当的OSAC和DOS咨询。如有必要，他/她是任何危机应对的第一联络人，也是国际计划参与者的联络人。S/他确保所有项目参与者都被告知旅行所涉及的风险和危险，并根据SCU国际旅行政策和国际旅行批准和参与程序提交所需的文件。
在根据旅行政策咨询委员会提供的建议发布了DOS旅行警告或健康和安全咨询的区域，教务长负责就批准旅行作出最后决定。教务长还领导海外危机工作组，以协调在发生世界或局部危机时的反应。
参与者是参加大学赞助旅行的任何个人。参加大学赞助旅行的个人必须签署一份知情同意弃权和参与协议表格。所有参与者应提交其项目协调员规定的所有必要文件。此外，学生必须同意遵守学生行为准则和SCU国际旅行政策。学生应提交所有必要的文件，明确由他们的项目协调员。
费用:TPAC负责根据大学国际旅行政策，为学生、教职员工提供有关大学赞助的国际旅行的建议。TPAC审查了两项提案教师/员工项目协调员和个人教师/员工旅行的请求，并就大学赞助的国际旅行的批准向国际项目副教务长提出建议。TPAC向教务长就大学国际旅行政策中关于大学赞助的国际旅行的例外请求提出建议。TPAC就有关大学赞助的国际旅行的指导方针和程序提供建议。TPAC提供了符合国家最佳做法和海外道德参与的指导。